Important sau urgent?
Cum să câștigi mai mult timp pentru activitățile care contează cu adevărat? Cum să nu fii din urgențe în urgențe și să lucrezi sub “comanda” stresului? Cum să prioritizezi sarcinile și să te asiguri că la sfârșitul zilei le-ai bifat pe toate cele planificate?
Evident că despre managementul timpului am auzit cu toții, însă cât s-a aplicat și cât a rămas la nivel de teorie…
Deci cum e cu practica ?
Am să-ți dau un pont ! Matricea Eisenhower!
Prima dată am auzit de matricea Eisenhower în urmă cu câțiva ani la un curs de Leadership și de atunci o folosesc zilnic, atât eu cât și echipa mea. Rezultatele sunt vizibile, task-urile nu se mai transformă în urgențe și lucrăm mai relaxat pentru că stresul, cel puțin din pricina asta, poate fi anticipat și gestionat.
Matricea Eisenhower a fost folosită de președintele Statelor Unite, Dwight D. Eisenhower care avea și un citat legat de ea: “Ceea ce e important e rar urgent, iar ceea ce e urgent e rar important!“
Așa că hai să trecem la treabă !
Îți propun să iei o coală A4 sau chiar să te folosești de agenda de lucru și să împarți pagina în 4 cadrane:
Cadranul 1 – important și urgent
Cadranul 2 – important dar nu urgent
Cadranul 3 – neimportant dar urgent
Cadranul 4 – nici important și nici urgent
În fiecare cadran vei nota taskurile:
Cadranul 1 – aici se regăsesc taskuri urgente, deadline-uri, orice problemă care nerezolvată urgent poate crea repercusiuni, crize, probleme
Cadranul 2 – sunt taskurile pe care le ai de făcut în cursul unei zile de muncă, obiectivele pe care dorești să le atingi până la end of day, planificare, strategie
Cadranul 3 – aici poți nota tot ce te poate distrage, urgent pentru alții, urgență care ți se transmite când ți se cere să faci treburi din scurt: mailuri, telefoane, rapoarte, întâlniri neimportante
Cadranul 4 – waste-uri: alte telefoane irelevante, etc.
Cu cât rămâi mai mult în activitățile din cadranele 3 și 4, cu atât task urile din 2 vor ajunge în 1. Efectul este lucrul într-un stres continuu, în care timpul zboară și parcă nu-ți mai ajunge pentru a finaliza ceea ce ai plănuit.
Și acum că ai terminat cu împărțirea și notarea taskurilor pentru ziua de mâine, cum te simți?
Cum îți dorești să fie ziua ta din fiecare zi a săptămânii? Îți dorești să rezolvi lucruri importante sau urgente?
Cum ai putea să rămâi cât mai mult timp în cadranul 2? Câte urgențe îți poți permite zilnic astfel încât să rămâi în controlul stresului?
P.S. Recomandat ar fi să ai maxim 1 urgență/zi.
Spune-mi dacă funcționează și pentru tine matricea Eisenhower. Aștept cu interes feedback-ul tău.